KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1.      PENGENALAN

Tidak dapat disangkal lagi bahawa komunikasi adalah amat penting dalam kehidupan kita seharian. Setiap hari kita berkomunikasi dengan masyarakat di sekitar kita sama ada dalam situasi formal ataupun tidak formal. Komunikasi yang baik dapat menyampaikan hasrat hati dengan baik. Walau bagaimanapun, satu hakikat yang tidak dapat kita nafikan adalah ramai yang tidak mampu berkomunikasi dengan baik. Hal ini paling menyedihkan sekiranya ia berlaku dalam kalangan pimpinan sesebuah organisasi. Ini adalah kerana sesebuah organisasi mempunyai misi dan visi tertentu yang ingin dibawa dan digerakkan bersama. Sekiranya masalah komunikasi ini berlaku dalam sesebuah organisasi, maka sudah tentu kelancaran gerak kerja dan hala tuju sesebuah organisasi itu akan terbantut.

            Menyedari hakikat betapa pentingnya komunikasi dalam sesebuah organisasi, maka penulis telah mengambil inisiatif mengemukakan tajuk “ Aplikasi Bahasa Komunikasi Dalam Organisasi”, sebagai langkah ke arah mengemukakan maklumat-maklumat yang berkaitan dengan komunikasi terutamanya dalam sesebuah organisasi yang ditubuhkan.

            Dalam penulisan ini, penulis telah membahagikannya kepada empat bab. Bab pertama memberi tumpuan kepada pengertian komunikasi itu sendiri dari segi bahasa dan istilah serta maksud komunikasi dalam organisasi. Bab kedua pula mengutarakan tentang bentuk-bentuk komunikasi iaitu komunikasi lisan dan komunikasi bukan lisan. Berkomunikasi dan bercakap adalah sesuatu yang berbeza. Komunikasi bukan sahaja melibatkan bahasa lisan, akan tetapi ia juga melibatkan bahasa bukan lisan. Hal ini berbeza dengan bercakap yang hanya melibatkan bahasa lisan. Bab ketiga pula mengetengahkan tentang kaedah-kaedah berkomunikasi secara berkesan supaya dapat diaplikasikan dan sesebuah organisasi. Bab keempat pula merupakan bab terakhir yang menyentuh tentang kepentingan bahasa komunikasi dalam sesebuah organisasi. 

2.      PENGERTIAN KOMUNIKASI

Menurut Hisyam al-Talib (1992), komunikasi dita’rifkan sebagai “ membenarkan orang lain mengetahui tentang diri kita, dan membenarkan mereka untuk saling memahami dengan kita. Sekiranya ini berlaku, mereka akan menghormati kita. Walau bagaimanapun, proses ini melibatkan perkongsian pemikiran (idea) dan perasaan dengan orang lain secara jujur. ” Ini bererti dalam berkomunikasi, apa yang ingin kita sampaikan adalah apa yang kita fahami tentang kedudukan sesuatu perkara serta wujud keadaan faham-memahami. Hasil komunikasi yang baik akan mewujudkan perkongsian pemikiran dan berkemungkinan akan mengubah sikap dan perangai pendengar ( Mohd Yusof Othman. 2003: 31-33 ).

Dalam Islam, komunikasi dapat dinyatakan sebagaimana firman Allah s.w.t :

äí÷Š$# 4’n<Î) È@‹Î6y™ y7În/u‘ ÏpyJõ3Ïtø:$$Î/ ÏpsàÏãöqyJø9$#ur ÏpuZ|¡ptø:$# ( Oßgø9ω»y_ur ÓÉL©9$$Î/ }‘Ïd ß`|¡ômr& 4 ¨bÎ) y7­/u‘ uqèd ÞOn=ôãr& `yJÎ/ ¨@|Ê `tã ¾Ï&Î#‹Î6y™ ( uqèdur ÞOn=ôãr& tûïωtGôgßJø9$$Î/ ÇÊËÎÈ  

Maksudnya: “Serulah (manusia) kepada jalan Tuhanmu dengan hikmah dan pelajaran yang baik dan berdebatlah dengan mereka dengan cara yang baik. Sesungguhnya Tuhanmu, Dialah yang lebih mengetahui siapa yang sesat dari jalanNya dan Dialah yang lebih mengetahui siapa yang mendapat petunjuk.” (Surah an-Nahl 16:125).

Berkomunikasi dengan berhikmah di sini bererti menyampaikan dengan bijaksana, tetapi tegas dan benar yang akhirnya dapat membezakan antara yang hak dengan yang batil. Menurut Abdullah Yusof Ali (1993), ayat ini menyeru agar kita semua menyeru ke jalan Allah dan menerangkan kehendaknya yang sejagat. Kita hendaklah melakukannya dengan dengan bijaksana, berhati-hati dan cermat berkomunikasi dengan manusia mengikut taraf ilmu dan kefahaman mereka. ( Mohd Yusof Othman. 2003: 33 ).

Pakar-pakar komunikasi pula secara amnya bersetuju bahawa komunikasi ialah proses bagaimana seseorang itu berkongsi pengalaman dengan orang lain ( Abdullah Hassan dan Ainon Mohd. 2001:46 ).       

2.1  PENGERTIAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Dalam buku “Pengurusan Diri ” karya Mohd Yusof Othman, komunikasi dalam organisasi dapat dita’rifkan sebagai “suatu kuasa yang menghubungkan pemimpin dengan orang yang dipimpin supaya dapat menggerakkan tenaga dengan tersusun untuk mencapai objektif bersama.” Dalam organisasi, komunikasi merupakan alat perhubungan antara pemimpin dengan orang yang dipimpin. Pemimpin mesti mempunyai matlamat dan misi yang jelas tentang apa yang ingin dicapai oleh organisasinya. Pemimpin perlu memastikan orang-orang yang dibawahnya agar memahami matlamat organisasi seterusnya melaksanakan tanggungjawab masing-masing untuk mencapai objektif organisasi. Dengan demikian, pemimpin perlu terlebih dahulu memahami apa yang ingin disampaikan oleh organisasi yang dipimpinnya  ( Mohd Yusof Othman. 2003: 34 ).

Saidina Ali r.a. pernah menyebut : “Sesiapa yang dilantik menjadi pemimpin manusia, hendaklah ia mula dengan mengajar dirinya sendiri terlebih dahulu sebelum ia mengajar orang lain. Hendaklah ia mengajar dengan perjalanan hidup sebelum mengajar dengan lidah. Orang-orang yang dapat mengajar dan melatih dirinya sendiri itu lebih layak dihormati daripada mereka yang mengajar orang lain.” Kata-kata Saidina Ali ini membawa maksud bahawa sesuatu kepimpinan itu akan lebih berkesan sekiranya pemimpin memulakan dahulu sesuatu perkara sebelum diarahkan kepada orang-orang bawahannya untuk melaksanakannnya  ( Mohd Yusof Othman. 2003: 34 ).

3.      BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

Komunikasi terbahagi kepada dua bentuk. Bentuk yang pertama ialah komunikasi lisan atau dikenali juga dengan komunikasi verbal. Komunikasi lisan bermaksud sebarang komunikasi yang disampaikan kepada pendengar dengan menggunakan bahasa pertuturan. Contohnya, berceramah, berpidato, pengucapan umum, temuramah dan sebagainya ( Abdullah Hassan dan Ainon Mohd. 2001:48 ).

Bentuk komunikasi yang kedua pula ialah komunikasi bukan lisan atau dikenali juga sebagai komunikasi non-verbal. Komunikasi bukan lisan boleh diertikan sebagai sebarang komunikasi yang disampaikan kepada pendengar tanpa melibatkan bahasa pertuturan. Contohnya tulisan, simbol, cara pemakaian, ekspresi muka, pandangan mata, gerak-geri anggota tubuh, nada suara dan sebagainya ( Abdullah Hassan dan Ainon Mohd. 2001:48 ).

           

Ketika menyampaikan ilmu, Rasulullah bukan hanya menggunakan komunikasi lisan, akan tetapi baginda juga menggunakan komunikasi visual yang merupakan salah satu daripada komunikasi bukan lisan. Daripada Abdullah bin Abbas r.a. berkata, Nabi Muhammmad s.a.w. melukis empat garisan di atas tanah dan baginda bertanya, “Adakah kamu tahu mengapa Aku melakarkan empat garisan ini ?” Mereka menjawab, Allah dan RasulNya lebih mengetahui. Lalu baginda bersabda, “Semulia-mulia wanita di dalam syurga kelak ada empat orang iaitu Khadijah binti Khuwailid, Fatimah binti Muhammad, Maryam binti Imran dan Asiah binti Muzahim, isteri Firaun.” Dalam riwayat ini jelas terbukti bahawa Rasulullah turut menggambarkan teknik lakaran yang tergolong dalam kategori bahasa bukan lisan dalam menyampaikan mesejnya kepada para sahabat (Razali Saaran. 2010: 128).

Komunikasi bukan lisan lebih berkesan daripada komunikasi lisan. Apabila komunikasi lisan dan komunikasi bukan lisan tidak selari, komunikasi bukan lisan lebih diutamakan. Hal ini kerana komunikasi bukan lisan yang terpamer daripada tubuh selalunya bertindak secara semula jadi dan adakalanya mudah dikenal pasti oleh orang lain. Menurut seorang ahli psikologi Amerika, Mehrabian mengatakan bahawa apabila seorang manusia cuba menyampaikan perasaan atau hasrat hatinya, komunikasi yang terlibat ialah 55 peratus komunikasi bukan lisan, 38 peratus melalui intonasi dan tujuh peratus melibatkan komunikasi lisan. Hal ini menunjukkan peratusan komunikasi bukan lisan adalah yang tertinggi dan ianya bersifat kekal yang diwarisi melalui pendidikan sejak kecil ( Dewan Bahasa. Disember 2008: 12 dan 14 ).   

3. KAEDAH-KAEDAH KOMUNIKASI BERKESAN DALAM ORGANISASI

Keberkesanan komunikasi amat penting dalam sesebuah organisasi. Hal ini bagi memastikan misi dan visi sesebuah organisasi itu dapat digerakkan bersama. Melihat kepada kepentingan keberkesanan komunikasi dalam organisasi, maka di sini disenaraikan beberapa cara untuk meningkatkan keberkesanan komunikasi dalam organisasi. Pertama sekali sebelum menyampaikan sesuatu maklumat, penyampai perlulah jelas tentang maklumat dan tujuan yang ingin disampaikan. Bahan yang ingin disampaikan pula mestilah tersusun, ringkas, padat dan jelas supaya mudah difahami oleh pendengar ( Mohd Yusof Othman. 2003: 38 dan 42 ).

Di dalam satu riwayat, Aishah r.a. pernah berkata, “Susunan kata Rasulullah tidaklah seperti susunan kata kamu sekalian ini. Akan tetapi baginda berbicara dengan perkataan yang terang dan jelas ,mudah dihafal oleh sesiapa yang hadapi.”

Di dalam riwayat lain yang disampaikan oleh Aishah r.a. bermaksud, “Sesungguhnya Rasulullah mengucapkan suatu perbicaraan seandainya ada orang yang menghitungnya, tentu ia akan dapat menghitungnya.”

Kata-kata yang diungkapkan oleh Saidatina Aishah itu menggambarkan kepada kita bahawa betapa berkesannya kaedah penyampaian baginda Rasulullah yang patut kita contohi. Setiap kata-kata yang keluar daripada bibir baginda adalah jelas, terang, tersusun, padat dan ringkas sehingga mampu dihitung oleh orang yang mendengarnya (Razali Saaran. 2010: 103-104).

Semasa berkomunikasi, kita perlulah memahami diri orang lain sebelum orang lain memahami diri kita. Di dalam buku, “The 7 Habits of Highly Effective People” yang ditulis oleh Stephen Covey (1990), beliau mengatakan ‘Seek first to understand, then to be understood’ yang bermaksud cuba memahami dahulu, kemudian cuba untuk difahami. Untuk menjadikan komunikasi lebih berkesan, penyampai perlulah terlebih dahulu memahami situasi, keadaan dan jiwa pendengar sebelum pendengar memahami diri penyampai maklumat ( Mohd Yusof Othman. 2003: 35 ).

Selain itu, untuk menjadikan penyampaian sentiasa ‘segar’ kepada pendengar, penyampai boleh menambahkan beberapa bahan yang menarik seperti statistik, kata-kata hikmah, carta dan seumpamanya. Selain itu, penyampai juga boleh menggunakan alat bantu seperti ‘overhead projector’, papan layar berkomputer dan pelbagai alat pandang dengar yang lain ( Mohd Yusof Othman. 2003: 39 ).

Penyampai juga perlulah menggunakan teknik pengucapan yang baik dengan gaya yang menarik seperti mengawal kadar kelajuan sebutan perkataan dan intonasi suara, memilih bahasa dan istilah yang sesuai, ekspresi muka, dan hubungan mata antara penyampai dan pendengar. Panduan yang terbaik untuk menampilkan wajah dan ekspresi muka adalah dengan wajah yang ceria dan murah dengan senyuman, dan kadangkala ekspresi muka yang agak serius bagi menggambarkan sesuatu yang serius dan kesungguhan. Manakala cara mengawal situasi ketika berkomunikasi atau berucap pula adalah dengan melihat ke arah khalayak dalam bentuk “Z”, iaitu dari kiri ke kanan, dari depan ke belakang, dan ke semua arah. Di samping itu, cara pemakaian yang menarik juga mempengaruhi penerimaan pendengar ( Dewan Bahasa. Disember 2008: 10 dan 11 ).

Selain itu kredibiliti adalah syarat penting komunikasi. Terdapat dua cara untuk memperoleh kredibiliti. Pertamanya ialah, penutur mesti yakin dan percaya tentang apa yang disampaikan berdasarkan sumber yang sahih, fakta yang tepat dan maklumat yang betul. Kedua, penutur mestilah terlebih dahulu melakukan apa yang diperkatakan supaya orang yang mendengar akan lebih terkesan di hati (Ahmad Fadzli Yusof dan Amin Idris. 2007:93). Hal ini dikuatkan lagi dengan bukti daripada al-Qur’an al-Karim did dalam sursh al-Saff ayat yang keempat :

uŽã9Ÿ2 $ºFø)tB y‰YÏã «!$# br& (#qä9qà)s? $tB Ÿw šcqè=yèøÿs? ÇÌÈ    

Maksudnya: Amat besar kebenciannya di sisi Allah - kamu memperkatakan sesuatu Yang kamu tidak melakukannya.

Cara yang lain untuk meningkatkan keberkesanan komunikasi ialah penyampai juga perlu mempertimbangkan taraf pendengar. Antara aspek yang perlu diberi perhatian ialah taraf ilmu, kefahaman pendengar, suasana sosial, tanggapan diri dan juga set minda ‘mind setting’. Penyampai juga perlu sentiasa adakan susulan apabila komunikasi telah dijalankan. Antara langkah susulan yang boleh diambil ialah bertanya, interaksi atau meminta reaksi daripada pendengar. Langkah susulan ini adalah penting untuk mengetahui sejauh mana tahap kefahaman pendengar tentang apa yang telah disampaikan sekaligus mengelakkan pendengar membuat kesimpulan sendiri yang mungkin tidak bertepatan dengan maksud asal ( Mohd Yusof Othman. 2003: 36 dan 43 ).

4. KEPENTINGAN KOMUNIKASI

1-      Memahami Dunia Sekitar dan Manusia Lain

Manusia berkomunikasi disebabkan mereka hendak memahami segala kejadian dan peristiwa yang berlaku di sekelilingnya. Dengan berkomunikasi mereka dapat memahami alam sekeliling dan kehidupan ini. Manusia berkomunikasi untuk saling memahami antara satu sama lain. Para pendakwah berkomunikasi untuk memahami perkara-perkara yang dialami oleh sasaran dakwahnya sendiri seperti memahami masalah, dunia persekitaran kehidupan mad’u dan mengenali siapa diri mad’u tersebut( Abdullah Hassan. 2002: 25-26 ).

     Komunikasi antara pendakwah dan sasarannya bukan sahaja membantu pendakwah memahami  mad’u tetapi mad’u juga dapat mengenali siapa diri si pendakwah itu. Mad’u dapat mengetahui segala aspek dalam diri pendakwah seperti keistimewaan dan kelemahan serta mengetahui samada pendakwah mengetahui atau membenci diri mereka. Semua ini dapat diketahui melalui kata-kata yang diucapkan oleh pendakwah. Inilah yang dikatakan komunikasi membantu untuk mengetahui persekitaran dunia dan memahami manusia lainnya( Abdullah Hassan. 2002: 25-26 ).

2-                  Menjalin Hubungan

Kepentingan komunikasi yang kedua ialah membantu manusia menjalin hubungan. Beberapa kajian yang dibuat oleh pakar-pakar psikologi mengesahkan bahawa faktor kebahagiaan manusia yang paling besar ialah apabila wujudnya perhubungan yang rapat sesama manusia. Kebahagiaan ini begitu besar sehingga boleh mengatasi kebahagiaan wang, kerjaya dan seks( Abdullah Hassan. 2002: 26-27 ).

            Manusia memerlukan perhubungan yang rapat kerana ia dapat mengurangkan rasa kesepian dan kesunyian, membuatkan diri seseorang itu rasa dihargai disebabkan wujudnya kata-kata atau perbuatan yang menyatakan penghargaan serta dapat menambahkan rasa kenikmatan dan mengurangkan rasa kesengsaraan hidup kerana menjadi fitrah manusia perlunya perkongsian dalam kehidupan berkongsi keseronokan dan berkongsi kedukaan bagi mengurangkan kedukaan( Abdullah Hassan. 2002: 26-27 ).

3-                  Memberi Inspirasi

Dalam urusan organisasi, seseorang pemimpin itu perlulah melatih diri agar dapat membina komunikasi yang baik dengan semua pihak. Hal ini kerana, dalam sesebuah organisasi memerlukan banyak idea serta maklumat bagi melancarkan gerak kerja yang berkualiti. Apabila semua orang dapat berkomunikasi dengan baik, maka akan wujud pelbagai idea dan sekaligus ia akan memberi inspirasi kepada mereka yang pada awalnya tidak mempunyai sebarang idea mengeluarkan idea yang begitu menarik. Itulah yang menjadi kepentingan dalam komunikasi. Apabila wujudnya komunikasi, maka akan terbitlah kekreatifan dalam memberi pelbagai inspirasi idea menarik( Abdullah Hassan & Ainon Mohd. 2002: 15-16 )..

4-                  Meleraikan konflik

Satu lagi fungsi penting komunikasi ialah memperbaiki hubungan yang sedia ada. Kesilapan yang paling asas dalam komunikasi ialah mesej yang disampaikan oleh penyampai tidak difahami dengan jelas atau timbulnya salah faham dalam memahaminya. Akibat daripada itu, ia boleh menimbulkan konflik atau pelbagai gangguan emosi lain seperti emosi marah, kecewa, keliru dan sebagainya. Atas faktor inilah pembaikan semula mesej perlu diperjelaskan melalui komunikasi yang lebih jelas dan berkesan. Rundingan boleh dibuat antara individu terbabit bagi mencari punca konflik dan menyelesaikannya( Hashim Fauzy. 2001: 3-4 ).

.

PENUTUP

Kesimpulannya, kejayaan sesuatu organisasi atau kepimpinan Islam, adalah bergantung kepada pendekatan yang digunakan melalui komunikasi samada baik atau buruk. Jika komunikasi yang digunakan adalah ke arah positif, maka sesebuah organisasi itu akan menjadi kuat dan berjaya. Begitulah jua sebaliknya. Komunikasi adalah fitrah manusia. Kewujudan komunikasi dapat membina perasaan, hubungan, kasih sayang, persahabatan, kebencian dan sebagainya. Justeru, masyarakat perlulah menggunakan komunikasi yang baik demi menjaga kepentingan dalam kepimpinan Islam.

RUJUKAN

Abdullah Hassan dan Ainon Mohd. 2001. Komunikasi Untuk Pemimpin. Kuala Lumpur: PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.

Abdullah Hassan. 2002. Komunikasi Untuk Pendakwah. Pahang: PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.

Ahmad Fadzli Yusof dan Amin Idris. 2007. PDA Untuk Pemimpin Berwibawa. Selangor: PTS Millenia Sdn. Bhd.

Hashim Fauzy Yaacob. 2001. Komunikasi Antara Manusia. Johor: Universiti Teknologi Malaysia.

Imam Nawawi. 2007. Berbicara Cara Nabi. Selangor: PTS Islamika.

Mohd Yusof Othman. 2003. Pengurusan Diri. Selangor: Aras Mega Sdn. Bhd.

Razali Saaran. 2010. Hebatnya Cara Rasulullah Mendidik. Kuala Lumpur: Must Read Sdn. Bhd.

Disember 2008. Dewan Bahasa.